Как сеть «Да!» обновила документооборот без лишних затрат и получила 100% доступность

Более 200 сотрудников сети дискаунтеров «Да!» ежедневно работают в новой системе документооборота, которая за год не упала ни разу. При этом стоимость владения осталась на уровне старого, «заброшенного» решения. Компания «Фреш маркет» доказала: миграция с западного ПО на российское может пройти без катастрофических трат и с реальным приростом функциональности.

#Исходные данные: масштаб и ставки

Сеть «Да!» развивается с 2015 года и к концу 2025 года насчитывала 232 магазина в радиусе 400 км от Москвы. Оборот с НДС превысил 100 млрд рублей, а штат — 5000 человек. Для компании такого масштаба даже день простоя системы согласования договоров — это замороженные сделки и хаос в почтовых ящиках.

• 232 магазина в Центральном регионе
• 100 млрд рублей — оборот с НДС за 2025 год
• 5000+ сотрудников, более 200 активных пользователей системы

#Почему пришлось уйти со SharePoint

Основой документооборота были согласование и подписание договоров, спецификаций и дополнительных соглашений. Годами этот процесс держался на решении российского интегратора, построенном на платформе Microsoft SharePoint. Ежегодная подписка и поддержка обходились в 2,46 млн рублей.

После ухода Microsoft из России всё пошло под откос. Система перестала развиваться, а качество поддержки резко упало. ИТ-директор «Фреш маркет» Алексей Падун описывает ситуацию предельно откровенно:

В последние месяцы использования старой системы она была недоступна по три и более дней. Мы не могли контролировать стабильность, так как продукт предоставлялся по модели SaaS. Приходилось возвращаться к согласованиям по электронной почте, как много лет назад.

Компания оказалась в ловушке: критически важный сервис деградировал, а рычагов влияния на подрядчика не было. Стало очевидно — нужна замена.

#Критерии выбора: что было важнее цены

При выборе новой системы смотрели не только на прайс-лист. Команда Алексея Падуна составила список из четырех ключевых требований:

1. Совокупная стоимость владения за 5 лет — не просто лицензия, а полный цикл: внедрение, поддержка, развитие.
2. Пользовательский опыт — провели несколько референсных визитов к компаниям, уже работавшим в похожих системах, и получили позитивную обратную связь.
3. Доступность компетенций — важно было убедиться, что на рынке есть интеграторы, аутсорсинговые услуги и кандидаты в штат.
4. Собственная инфраструктура — лицензия в собственность и развертывание на контролируемом «железе».

По совокупности этих факторов выбрали «1С:Документооборот». Решение позволяло не зависеть от вендора и гибко настраивать процессы под быстрорастущий бизнес.

#Пять месяцев на внедрение: бюджет и главная головная боль

Весь проект от старта до запуска занял 5 месяцев и обошелся примерно в 7 млн рублей. В эту сумму вошли работа подрядчика, лицензия и фонд оплаты труда внутренней команды. Подрядчиком стала компания, с которой уже был успешный опыт и высокий уровень доверия.

#Три этапа проекта

• Проверка и согласование контрагентов — настройка автоматической верификации.
• Согласование договоров и спецификаций — выстраивание сквозного процесса подписания.
• Миграция исторических данных — самый объемный блок.

С миграцией возникли серьезные трудности. Из старой системы нужно было перенести более 60 тысяч документов с полной историей согласований. Выяснилось, что компетенций по разработке блоков загрузки и выгрузки данных на рынке почти не осталось. Подрядчики предлагали сделать эту часть за половину стоимости всего проекта. В компании решили иначе — реализовали эти блоки силами собственной команды.

#Первый год: 2,7 млн рублей и 100% доступности

В апреле 2026 года исполнился ровно год с момента запуска «1С:Документооборота». Первый год владения обошелся в 2,7 млн рублей. Основные затраты пришлись на первые месяцы — от подразделений шел шквал заявок на поддержку и модификации. Сейчас этот поток снижается, и в компании ожидают, что следующий год будет дешевле.

Ключевые метрики первого года:

• 200+ пользователей ежедневно в системе
• 75 пользователей — пиковая одновременная нагрузка
• 350 ГБ — размер базы данных
• 100% доступность за весь 2025 год

Алексей Падун подчеркивает: стоимость владения сопоставима со старой системой, но возможности стали значительно шире. Система развиваемая, гибкая и, главное, доступная для работы без сбоев.

#Что автоматизируют сейчас и что дальше

Развитие системы не остановилось. Сейчас в работе несколько внутренних процессов, каждый со своим бюджетом:

• Согласование прав доступа в ИТ-системы (интеграция с ITSM) — 450 тыс. рублей
• Согласование выдачи ИТ-оборудования — 480 тыс. рублей
• Проведение тендера (связка с контрагентом и договором) — 1,15 млн рублей
• Согласование и подписание ЭЦП закрывающих документов (интеграция с внешними ЭДО) — 3,6 млн рублей

Несложные процедуры в среднем обходятся в полмиллиона рублей. Более масштабные процессы, такие как тендеры, стоят дороже, но все они реализуемы. В планах — полностью замкнуть контур документооборота: все внешние документы должны попадать в систему, согласовываться и подписываться электронной подписью. Следующий шаг — совмещение «1С:Документооборота» с электронным файловым архивом, чтобы разгрузить основную базу и сэкономить на хранении.

#Что это значит для селлеров

Опыт «Да!» — четкий сигнал для растущих селлеров на маркетплейсах. Когда количество поставщиков, договоров и спецификаций переваливает за сотни, почта и Excel перестают работать. Переход на профессиональный документооборот не обязательно означает кратный рост затрат. Грамотно спроектированная миграция на российское ПО может дать управляемость, 100% доступность и бюджет, сопоставимый с устаревшими SaaS-решениями. Главное — считать стоимость владения на 5 лет, а не только цену лицензии, и уже на старте закладывать компетенции под развитие системы.