Электронные перевозочные документы: как селлеру подготовиться к 2026 году

С 1 сентября 2026 года все коммерческие перевозки в России переходят на электронные перевозочные документы (ЭПД). Это касается каждого, кто отправляет или получает товары, — от крупных ритейлеров до небольших селлеров на маркетплейсах. Разбираемся, что это значит, как подготовиться и избежать проблем с ФНС.

#Что такое ЭПД и почему это важно для селлеров

Электронные перевозочные документы — это не просто замена бумажных накладных на цифровые файлы. Это полноценный электронный документооборот (ЭДО) в сфере перевозок, который автоматически передает данные в государственную информационную систему (ГИС ЭПД). Система заработала еще 1 сентября 2022 года, но до сих пор использовалась добровольно. Теперь, согласно Федеральному закону № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года она становится обязательной для всех отраслей экономики.

Вот какие документы придется оформлять в электронном виде:

• заказ-заявка;
• транспортная накладная;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка;
• поручение экспедитору;
• железнодорожная накладная и грузовая авианакладная.

Кроме того, для перевозчиков слабоалкогольной продукции становится обязательным электронный путевой лист. А с 2027 года его, вероятно, введут для всех коммерческих перевозок.

Если ваша компания заказывает доставку товаров на склад маркетплейса или от поставщика — вы уже участник грузоперевозок и обязаны перейти на ЭПД.

#Кого касается переход и кому можно не переходить

Переход на ЭПД затрагивает всех участников цепочки: отправителей, экспедиторов, перевозчиков и получателей коммерческих грузов. По статистике ФНС, около 4,5 млн компаний в России занимаются получением, отправкой или доставкой товаров. Даже если вы просто закупаете канцтовары или заказываете мебель в офис, вы становитесь участником грузоперевозок.

Однако есть исключения. Электронная транспортная накладная не нужна, если:

• вы перевозите товар собственным транспортом для личных нужд компании (например, между своими складами);
• покупатель забирает товар самовывозом на своем автомобиле;
• поставщик доставляет товар на своей машине, и стоимость транспортировки уже включена в цену, а отдельный договор перевозки не заключается.

Важно: бумажные документы можно использовать до 1 сентября 2026 года, но в одной цепочке должны быть только электронные или только бумажные — совмещать их нельзя.

#Ключевые моменты для работы с ЭТрН

• Грузоотправителем всегда является собственник или владелец груза (например, завод-изготовитель или экспедитор, которому груз передан по поручению).
• Транспортная накладная формируется только при наличии договора перевозки.
• Если компания перевозит груз собственными машинами, ЭТрН не оформляется, но государство не запрещает делать это добровольно.

#Как подключиться к ГИС ЭПД: пошаговый план

Чтобы начать работу с ЭПД, нужно выполнить несколько шагов. Главное — не откладывать это на последний момент, ведь настройка может занять время.

1. Получите усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) для сотрудников, которые будут подписывать документы. Руководители могут использовать свою КЭП, остальным нужна КЭП с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Оформить можно через сервис «1С:Подпись».
2. Выберите оператора ЭДО и сервис для работы с ЭПД. В России работают 14 операторов ГИС ЭПД, один из них — ГК «Астрал». Если контрагенты подключены к другим операторам, обмен все равно возможен через роуминг.
3. Установите сервис — например, 1С-ЭПД, который встроен в программы 1С и автоматически передает данные в ГИС ЭПД.

Регистрироваться в ГИС ЭПД не нужно — достаточно обратиться к оператору. Система сама передаст данные в ФНС, МВД, Минтранс и другие ведомства.

#Как устроен документооборот: титулы ЭТрН

Электронная транспортная накладная — это не один файл, а комплект из нескольких титулов (XML-файлов), каждый из которых подписывается ответственной стороной. В простой схеме перевозки участвуют три стороны: перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель. Нужно оформить минимум два документа: заказ-заявку и транспортную накладную.

Вот как распределяются титулы:

• Т1 (грузоотправитель) — содержит данные о грузе, водителе, машине и условиях доставки. Заполняет логист или кладовщик.
• Т2 (перевозчик) — подтверждает прием груза. Водитель может подписать его в мобильном приложении или через логиста.
• Т3 (грузополучатель) — отмечает прием товара в пункте назначения. Подписывается УКЭП.
• Т4 (перевозчик) — фиксирует завершение рейса и сдачу груза. Формируется после фактической выгрузки.

После подписания Т2 водитель получает QR-код для ГИБДД — это зашифрованная ссылка на документ в ГИС ЭПД, заменяющая бумажную накладную. QR-код динамический, его нельзя распечатать — только показывать с экрана устройства.

#Возможные проблемы и как их избежать

Переход на ЭПД может вызвать сложности, особенно у небольших перевозчиков и селлеров. Вот типичные проблемы и решения:

• Отсутствие интернета у водителя. Перед рейсом нужно проверить, что QR-код отображается в мобильном приложении — тогда он будет доступен даже без сети.
• Перевозчик-ИП без автоматизации не сможет перевозить грузы. Нужно настроить хотя бы минимальный ЭДО.
• Самозанятые не могут участвовать в ЭПД. Если вы работаете как самозанятый, придется оформить ИП.
• Грузополучатель-юрлицо после 1 сентября 2026 года не сможет получать грузы без ЭПД. Физлица пока могут работать по-старому.

Если у грузополучателя или перевозчика другой оператор, используйте роуминг — это стандартная технология, которая позволяет обмениваться документами между разными системами.

#Мобильное приложение для водителей: удобство и скорость

Для водителей, экспедиторов и механиков в сервисе 1С-ЭПД есть мобильное приложение. Оно позволяет просматривать рейсы, согласовывать погрузку и разгрузку, подписывать документы прямо у борта машины. Логист оформляет поездку в 1С, отправляет задание водителю, а тот в приложении подписывает титулы Т2 и Т4 с помощью токена с NFC.

Подписать документы можно двумя способами:

• УНЭП через «Госключ» — бесплатный и популярный вариант для водителей-физлиц.
• УКЭП на токене (например, Рутокен ЭЦП 3.0) — используется с машиночитаемой доверенностью от компании.

Если в месте загрузки нет интернета, по приказу Минтранса № 262 допускается оформление бумажных документов — но только в крайнем случае.

#Что это значит для селлеров

Переход на ЭПД — это не просто формальность, а новый стандарт работы. Для селлеров на маркетплейсах это означает, что нужно заранее проверить своих перевозчиков и поставщиков: готовы ли они к работе с электронными документами. Если нет — есть риск, что после 1 сентября 2026 года вы просто не сможете отгружать или получать товары.

Рекомендуем уже сейчас:

• подключить сервис ЭДО (например, 1С-ЭДО или 1С-ЭПД);
• получить КЭП для сотрудников, которые подписывают документы;
• проверить, что ваши контрагенты тоже переходят на ЭПД.

Чем раньше вы начнете, тем меньше рисков столкнуться с простоями и штрафами. А если у вас есть вопросы — обратитесь к оператору ЭДО или посмотрите обучающие вебинары, например, в 1С:Лекторий.