Как фармритейлер из Казахстана сэкономил 2 млн тенге на автоматизации маркировки и сроков годности

Крупный казахстанский фармритейлер ГК «Садыхан» (более 100 аптек, три распределительных центра, оптовое направление и медцентр) долгие годы работал в режиме информационного хаоса. Четыре устаревшие системы, синхронизация данных раз в час, ручное управление сроками годности и постоянные риски из-за обязательной маркировки лекарств. Внедрение единой платформы «1С:Аптека для Казахстана» не только закрыло все законодательные требования, но и дало измеримый финансовый результат: потери от просрочки сократились на 2 млн тенге (около 300 тыс. рублей), оборачиваемость запасов выросла на 25%, а трудозатраты сотрудников снизились на 40%.

#Четыре системы, которые не работали вместе

До недавнего времени IT-инфраструктура группы развивалась хаотично. В компании одновременно использовались четыре разные информационные системы, большинство из которых уже не обновлялись. Они были разрозненны и не интегрированы между собой.

«Особенно остро проблема встала с введением обязательной маркировки, – говорит Темирлан Ануарханов, ИТ-директор ГК «Садыхан». – Старые системы просто не имели функционала для работы с кодами маркировки. При этом в аптеках ежедневно проходят тысячи транзакций, каждая из которых требует корректного вывода кода из оборота. Ошибка могла привести не только к штрафам, но и к приостановке лицензии».

#Выбор интегратора и дорожная карта

После анализа рынка и нескольких конкурсных процедур руководство ГК «Садыхан» остановилось на компании «Диджи Тех». Ключевым фактором стал большой опыт интегратора в работе с ритейлом, а также опыт проектной команды.

«Нам нужен был не просто подрядчик по установке "1С", а стратегический партнер, который понимает специфику нашего бизнеса: тысячи транзакций в день, жесткие требования к маркировке, критичность актуальных остатков», – рассказывает Темирлан Ануарханов.

#Глубокое обследование бизнес-процессов

Сразу после старта проекта команда «Диджи Тех» провела глубокое обследование всех бизнес-процессов ГК «Садыхан»: от приемки товара в распределительных центрах до продажи в аптеках и передачи данных в госорганы по маркировке. Проектная команда изучила действующий ИТ-ландшафт, документооборот, интеграции, а также опросила всех ключевых пользователей – кассиров, провизоров, бухгалтеров, логистов, руководителей подразделений. Результатом этого обследования стала дорожная карта развития ИТ на три года.

На основе дорожной карты определили первоочередные задачи текущего проекта:

• Запуск пилотных аптек на «1С:Аптека для Казахстана» с отработкой процессов маркировки и автоматического управления сроками годности.
• Внедрение распределенной системы доставки сообщений для синхронизации в реальном времени между аптеками, распределительными центрами и внешними сервисами (маркировка, интернет-заказы).
• Масштабирование на все 100+ точки – замена двух старых розничных контуров.

#Маркировка: от ручного ввода к автоматическому конвейеру

Самой болезненной точкой был процесс работы с маркированными лекарствами. В Казахстане, как и в странах ЕАЭС, действуют строгие требования к прослеживаемости: каждая упаковка должна быть зарегистрирована в системе от входа на склад до продажи конечному покупателю. В старых системах заказчика такого функционала не было.

«Представьте: аптека получает партию в 500 упаковок. В старой схеме каждая из них вручную вносилась в Excel, потом данные переносились в учетную систему, потом отдельно – в систему маркировки. Это занимало часы, была масса ошибок. А если в процессе продажи код не выводился корректно, мы не могли закрыть кассовую смену. Бывали дни, когда кассиры задерживались на работе на 2–3 часа только из-за того, что система зависала», – рассказывает Темирлан Ануарханов.

В новой системе процесс полностью автоматизирован. Приемка товара в распределительном центре происходит с помощью терминалов сбора данных: коды маркировки считываются и сразу попадают в «1С», которая, в свою очередь, передает данные в государственную систему маркировки через интегрированные каналы. На уровне аптеки кассир просто сканирует код на кассе – система мгновенно его проверяет и выводит из оборота.

#Сроки годности: как сеть перестала терять миллионы на просрочке

В аптечном бизнесе управление сроками годности – это вопрос прямой прибыли. Товар, который не успели продать до истечения срока, становится чистым убытком. До внедрения «1С» этот процесс в сети был полностью ручным.

Фармацевты и провизоры раз в месяц проводили ревизию, выявляли товары с истекающим сроком, составляли служебную записку, которая шла в офис, затем согласовывалась, потом запускался процесс ручной уценки товара. Весь цикл занимал 14 дней. За это время товар мог окончательно стать неликвидным, а продать его по уценке уже не успевали.

В «1С:Аптека для Казахстана» был разработан модуль автоматического управления сроковым товаром. Система сама отслеживает даты годности, и когда до окончания срока остается, скажем, шесть месяцев, она автоматически включает товар в акцию со скидкой 10%, за два месяца – 20%, за месяц – 30%, и так далее. Все это происходит без участия человека.

Результат не заставил себя ждать. Потери от просроченной продукции сократились на 2 млн тенге (около 300 тыс. рублей). При этом продажи уцененных товаров выросли на 10% – потому что теперь они появляются на полках вовремя, с понятной скидкой, а не списываются в убыток на складе.

#Что в итоге: цифры и сроки

1. 2 млн тенге (300 тыс. рублей) – сокращение потерь от просроченной продукции (по данным компании, экономия от автоуценки и автоматического списания).
2. 40% – снижение ручных операций (трудозатраты персонала сокращены почти наполовину).
3. 3 млн тенге в месяц (445 тыс. рублей) – экономия на поддержке старых систем (отказ от поддержки четырех устаревших ИС).
4. 100% – актуальность остатков и цен по всем точкам сети в режиме реального времени.

#Планы на будущее: от розницы к единой цифровой платформе холдинга

Успешное внедрение «1С:Аптека для Казахстана» стало не финальной точкой, а лишь первым этапом большой цифровой трансформации ГК «Садыхан». Сегодня компания уже приступила к следующему шагу – созданию единой цифровой платформы управления всем фармацевтическим бизнесом.

«Розницу мы привели в порядок. Теперь наша задача – связать в одном контуре все остальное: дистрибуцию, оптовое направление, медицинский центр, а также привести к единому стандарту бухгалтерию и кадровый учет», – рассказывает Темирлан Ануарханов, ИТ-директор ГК «Садыхан».

#Цифровая трансформация

В ближайшее время компания намерена:

• Внедрить «1С:ERP WE» в качестве центрального ядра управления холдингом. Система возьмет на себя консолидацию данных по всем направлениям: розница, дистрибуция, опт, логистика, медицинский центр. Это позволит управлять товарными потоками, финансами и закупками в едином пространстве – без ручных сводов и разрозненных отчетов.
• Централизовать кадровый учет и расчет зарплаты в «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». В компании работает более 1 тыс. сотрудников. Сложная система KPI, премий за выполнение планов продаж, надбавок за стаж – все это будет рассчитываться автоматически, без ручного ввода и ошибок.

#Что это значит для селлеров

История ГК «Садыхан» – наглядный пример того, как автоматизация рутинных процессов (маркировка, управление сроками годности) напрямую влияет на прибыль. Снижение потерь на 2 млн тенге в год, рост оборачиваемости на 25% и сокращение трудозатрат на 40% – это не абстрактные цифры, а конкретные деньги, которые остаются в бизнесе. Для селлеров на маркетплейсах, где маркировка и контроль остатков также критичны, этот кейс – сигнал: инвестиции в правильную IT-инфраструктуру окупаются быстрее, чем кажется.