Транспортная накладная для селлеров: как избежать ошибок и не потерять груз

Партия товара для Wildberries или Ozon готова к отправке, но без правильно оформленной транспортной накладной (ТрН) перевозчик её просто не примет. С сентября 2026 года правила игры ужесточатся: почти все коммерческие перевозки перейдут на электронный формат. Для селлеров это не просто бюрократическая мелочь, а вопрос скорости приёмки и сохранности груза.

#Когда накладная обязательна, а когда можно обойтись

Ключевой критерий — наличие договора перевозки. Если вы нанимаете транспортную компанию или ИП для доставки товара на склад маркетплейса, оформление ТрН обязательно. Это касается и сценария самовывоза: когда покупатель забирает груз у поставщика, но поручает транспортировку наёмному перевозчику. В этом случае покупатель сам выступает грузоотправителем.

А вот если вы везёте товар на собственном автомобиле, услуга перевозки никому не оказывается. Факт доставки и расходы на топливо в таком случае подтверждаются путевым листом, а не транспортной накладной.

С 1 сентября 2026 года участники коммерческих грузоперевозок будут обязаны использовать электронную транспортную накладную (ЭТрН). Бумага останется лишь для узкого перечня исключений, который утвердит Минтранс.

#Кто заполняет и подписывает накладную

По умолчанию документ формирует грузоотправитель. В цепочке поставок селлера это может быть:

• сам продавец, если отгружает товар со своего склада;
• поставщик, если вы забираете товар как покупатель по схеме самовывоза;
• экспедитор, но только при условии, что он принял груз во владение, подписал поручение и выдал экспедиторскую расписку.

Если вы работаете с экспедитором, важно проверить, что в накладной он указан как грузоотправитель и отмечен галочкой «Является экспедитором». В противном случае при проблемах с грузом отвечать придётся вам.

#Электронная трН: как изменится процесс

Электронная транспортная накладная — это не скан бумажного бланка, а единый документ в специализированном сервисе, где все участники работают онлайн. Грузоотправитель и перевозчик подписывают свои разделы на погрузке, а грузополучатель и перевозчик — на выгрузке. Подпись ставится квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) через приложение Госключ.

После завершения документооборота ЭТрН автоматически уходит в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Искать потерянный экземпляр не придётся — он всегда доступен в архиве оператора.

#Как заполнить разделы без ошибок: инструкция для селлера

Разберём ключевые разделы, которые чаще всего вызывают вопросы у предпринимателей, отправляющих товары на маркетплейсы.

1. Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите свои данные как юрлица или ИП: наименование, ИНН, адрес, телефон. Если вы действуете через экспедитора, заполните раздел 1а с реквизитами заказчика перевозки.
2. Раздел 3 «Груз». Самый объёмный блок. Его заполняет тот, кто физически загружает машину. Важно детально прописать: отгрузочное наименование товара, его состояние, способ упаковки, вид тары, количество грузовых мест, маркировку и массу. При поставке на Яндекс Маркет или Ozon, где требования к маркировке строгие, данные в накладной должны совпадать с фактическими этикетками на коробах.
3. Раздел 5 «Указания грузоотправителя». Здесь фиксируются особые условия: температурный режим, данные о пломбах, контакты для переадресации. Если везёте скоропортящийся товар или хрупкую электронику, прописывайте требования максимально чётко — это ваша страховка при спорах.
4. Раздел 8 «Приём груза». Водитель перевозчика ставит подпись именно здесь. С этого момента договор перевозки считается заключённым, а ответственность за груз переходит к транспортной компании.
5. Раздел 10 «Выдача груза». На складе маркетплейса сотрудник приёмки фиксирует фактическое состояние товара, тары, пломб, массу и количество мест. Если груз приехал в исправном крытом автомобиле с неповреждёнными пломбами, проверку могут не проводить. Но при малейших сомнениях настаивайте на полной фиксации.

#Как исправить ошибку и не потерять деньги

В бумажной накладной ошибку можно исправить прямо на месте: зачеркнуть одной чертой, вписать верные данные, сделать пометку «исправлено» и заверить подписью с расшифровкой. Но с электронным документом всё строже.

ЭТрН корректируется через специальный исправительный титул, который подписывают все участники этапа. Однако есть поля, которые нельзя изменить ни при каких обстоятельствах:

• сведения грузоотправителя о передаче груза при приёме;
• оговорки и замечания перевозчика при приёме;
• сведения о приёмке груза получателем от перевозчика;
• оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза.

Это значит, что при расхождении данных о количестве мест или повреждениях, зафиксированных в этих полях, оспорить их постфактум будет практически невозможно. Внимательность при приёмке и сдаче груза становится критически важной.

#Что это значит для селлеров

Переход на ЭТрН с 2026 года — не просто смена формата, а полная перестройка логистических привычек. Чтобы не застопорить отгрузки, стоит уже сейчас начать тестировать обмен электронными документами с перевозчиками через аккредитованных операторов. А при заполнении любой накладной помнить: точность в описании груза и фиксация всех условий перевозки — ваша единственная защита от потерь и штрафов.