Event-менеджер на маркетплейсах: кто организует ваши продажи

Event-менеджер — это не просто организатор вечеринок, а ключевой специалист, который превращает идеи в прибыльные события. Разбираемся, из чего состоит его работа, сколько он зарабатывает и кому эта профессия подойдёт.

#Кто такой event-менеджер

Event (от англ. event — событие) — это публичное или частное мероприятие, которое помогает бизнесу, бренду или сообществу решить конкретную задачу. Конференции для партнёров, презентации продуктов, корпоративы или фестивали — всё это ивенты. Сегодня компании воспринимают их не как развлечение, а как полноценный бизнес-инструмент, подчёркивает директор по репутации и PR в Qharisma Group Лев Хлыновски. Любое событие должно либо продавать продукт, либо усиливать бренд, либо формировать комьюнити.

Event-менеджер — это специалист, который берёт на себя процесс подготовки и проведения таких событий: от идеи и планирования до реализации и подведения итогов. Он может вести проект полностью или работать в составе большой команды, отвечая за отдельные направления — например, за работу с подрядчиками или программу мероприятия.

• В ивент-агентствах — организует мероприятия для клиентов агентства.
• In-house — отвечает за внутренние и внешние события одного бренда.
• На фрилансе — самостоятельно находит заказчиков и ведёт их проекты.

Ещё десять лет назад многие не понимали, зачем нужен отдельный специалист по организации мероприятий, отмечает CEO агентства «Пиар Интеграл» и основательница ивент-агентства «Притяжение» Мария Пух. Сейчас заказчики понимают, что event-менеджер — это человек, который должен разбираться в материалах, техническом сопровождении, режиссуре события, атмосфере мероприятия, особенностях площадки и десятках других факторов. Именно он помогает собрать все эти элементы в единую систему.

#Чем занимается event-менеджер

Обязанности event-менеджера могут различаться в зависимости от формата работы и проектов, но есть набор единых процессов, с которыми сталкивается большинство организаторов мероприятий.

Получает бриф и формулирует задачу. Любой проект начинается с понимания целей. Ивент-менеджеру важно выяснить, зачем клиент хочет провести мероприятие, кто его аудитория, какой результат он ожидает получить и какие критерии успеха у этого результата. Именно постановка цели определяет весь дальнейший проект, считает Лев Хлыновски.

Разрабатывает концепцию. После утверждения задачи нужно сформировать идею мероприятия и способ её реализации. Совладелица и управляющий партнёр ивент-агентства Delamí Татьяна Девятова называет этот этап поиском big idea — нужно создать главную идею и отразить её через декор, сценографию, мерч, активации и другие элементы мероприятия.

Планирует проект и бюджет. На этом этапе важно определить общую стоимость мероприятия, а также подробно расписать все расходы и этапы подготовки. Специалист рассчитывает стоимость площадки, технического оборудования, декора, мебели, кейтеринга, работы подрядчиков, логистики и других элементов проекта. Сейчас заказчики ожидают максимально прозрачных смет, отмечает Татьяна Девятова. Поэтому event-менеджеру важно уметь подробно обосновывать все статьи бюджета — от стоимости погонного метра материалов до точного количества смен технического персонала.

Собирает команду и работает с подрядчиками. В зависимости от формата мероприятия ивент-менеджер может работать с десятками разных специалистов: техническими подрядчиками, декораторами, режиссёрско-постановочной группой, фотографами, видеографами, артистами, ведущими, кейтерингом, службой безопасности и так далее. Всех подрядчиков нужно собрать и объединить в единую систему, где каждый понимает свою роль и сроки.

Управляет рисками. Отдельная часть работы организатора мероприятий — кризис-менеджмент. В ивент-индустрии не существует понятия «потом исправим», считает Татьяна Девятова. У любого мероприятия есть дата и время, после которых уже невозможно что-либо переделать. Поэтому организатору важно не только быстро реагировать на форс-мажоры, но и заранее оценивать риски и продумывать несколько вариантов развития событий.

«Конечно, предусмотреть абсолютно всё невозможно, потому что каждое мероприятие проходит на новой площадке, с новой командой и новыми вводными. Поэтому event-менеджер должен сохранять спокойствие, быстро принимать решения и одновременно работать не только со своим стрессом, но и с эмоциями заказчика, команды и подрядчиков», — отмечает Мария Пух.

Координирует мероприятие. В день проведения мероприятия ивент-менеджер работает в состоянии максимальной концентрации. Организатору необходимо одновременно следить за работой подрядчиков, готовностью площадки, соблюдением тайминга, состоянием гостей, запросами заказчика и десятками других процессов. В этот день особенно важно сохранять спокойствие: даже если что-то идёт не по плану, гости и заказчик не должны этого заметить, подчёркивает Мария Пух.

Анализирует результаты. После завершения мероприятия работа event-менеджера не заканчивается. Специалисту нужно собрать обратную связь от участников и заказчика, проанализировать результаты и понять, какие решения можно использовать в будущем. В зависимости от формата мероприятия ивент-менеджеры оценивают разные показатели: количество участников, продажи, количество лидов, охваты в социальных сетях, публикации в СМИ, уровень удовлетворённости гостей и так далее.

#Какие навыки нужны event-менеджеру

Организатор мероприятий — профессия, в которой приходится одинаково уверенно чувствовать себя и в Excel, и на сцене, и на переговорах с подрядчиками в два часа ночи. Разберём, какие навыки помогают справляться с такой многозадачностью.

#Hard skills

Знание принципов проектного управления и планирования. Организатор мероприятий — это прежде всего проектный менеджер, который отвечает за результат целиком, отмечает Лев Хлыновски. Ему нужно уметь декомпозировать большие задачи, выстраивать процессы, контролировать сроки и координировать работу десятков людей. Особенно важны системное мышление и умение видеть проект одновременно на нескольких уровнях, уточняет Татьяна Девятова.

Умение работать с бюджетом и финансами. Ивент-менеджеру важно понимать, как формируются сметы и рассчитывается маржинальность, и уметь аргументировать это. Опытный специалист также должен разбираться в финансовом планировании, оптимизации расходов и базовых вопросах налогообложения, говорит Татьяна Девятова. Особенно это важно при работе с крупными проектами и большими командами подрядчиков: любая ошибка в расчёте налогов может стать критичной для общего бюджета.

Умение управлять подрядчиками и продакшеном. Организатор мероприятий не обязан самостоятельно настраивать звук или проектировать декорации, но должен понимать, как устроены эти процессы. Кроме того, Татьяна Девятова считает, что ивент-менеджер должен обладать широким кругозором: понимать основы логистики, декорационного производства и технического обеспечения. Только так можно эффективно ставить задачи подрядчикам и контролировать результат.

Владение цифровыми инструментами. Event-менеджеру нужны базовые цифровые навыки, поскольку значительная часть его работы связана с планированием, расчётами и подготовкой документов. Специалист использует электронные таблицы для составления смет, Google Docs и Microsoft Office для работы с документацией, а также сервисы для подготовки презентаций. Кроме того, полезно уметь работать с нейросетями, уточняет Татьяна.

#Soft skills

Коммуникативные навыки. Эксперты единогласно сходятся во мнении, что это главный навык ивент-менеджера. Организатор мероприятий постоянно взаимодействует с заказчиками, подрядчиками, артистами, техническими службами и собственной командой. Нужно уметь не только договариваться, но и объяснять свои решения, аргументировать расходы, ставить понятные задачи и поддерживать рабочие отношения даже в стрессовых ситуациях, считает Мария Пух.

Стрессоустойчивость и умение быстро принимать решения. Ивент-индустрия практически всегда связана с неопределённостью. Меняются погодные условия, задерживаются подрядчики, возникают технические проблемы, появляются новые вводные от заказчика. Поэтому важно уметь сохранять спокойствие и принимать решения даже тогда, когда всё идёт не по плану.

Ответственность и внимание к деталям. Эксперты сходятся во мнении, что в ивент-индустрии не бывает неважных деталей. На впечатление может повлиять всё — от качества трансляции до работы гардероба или расположения салфеток на столах. Именно внимание к деталям позволяет превратить набор отдельных процессов в качественный и запоминающийся опыт для гостей, отмечает Лев Хлыновски.

#Сколько зарабатывают организаторы мероприятий

Доход ивент-менеджера во многом зависит от формата работы, масштаба проектов и степени загрузки. Рассмотрим возможные доходы при разных форматах.

Работа в штате. Зарплата event-менеджера, работающего в компании, зависит не только от опыта специалиста, но и от масштаба бизнеса, количества мероприятий и структуры команды. По оценке Льва Хлыновски, зарплаты штатных специалистов можно условно разделить на несколько уровней:

• junior event-менеджеры — от 40 до 60 тысяч рублей в месяц;
• middle-специалисты — от 70 до 120 тысяч рублей;
• senior-специалисты и руководители направлений — от 150 тысяч рублей и выше.

Работа в агентстве. В агентствах доход обычно зависит от количества реализованных проектов, их бюджета и прибыли компании. По словам Татьяны Девятовой, средние зарплаты выглядят следующим образом:

1. junior event-менеджеры — 75–80 тысяч рублей;
2. middle-специалисты — 100–120 тысяч рублей;
3. senior event-менеджеры — 140–150 тысяч рублей;
4. руководители проектов — от 180 до 200 тысяч рублей.

При этом фиксированная зарплата — не единственная часть дохода. В агентствах сотрудники могут получать бонусы от прибыли проекта, поэтому итоговый заработок за месяц может быть в полтора-два раза выше базовой ставки.

Работа на фрилансе. В этом случае доход ивент-менеджера зависит от его специализации, количества проектов, личного бренда и сформированной клиентской базы. По словам Марии Пух, стоимость работы event-менеджера всегда обсуждается индивидуально. Например, в Москве гонорар за полное ведение проекта обычно начинается от 150 тысяч рублей, а в регионах — от 100 тысяч рублей. Если специалист занимается только координацией мероприятия в день проведения, стоимость работы ниже: в регионах она начинается примерно от 20 тысяч рублей, а в Москве — от 25 тысяч рублей и выше.

#Кому подойдёт профессия event-менеджера

Эксперты сходятся во мнении, что event-менеджмент — профессия не для всех. Она требует высокого темпа работы, постоянной коммуникации и готовности быстро адаптироваться к изменениям.

• Тем, кто любит динамику и не боится неопределённости. В event-индустрии редко бывают спокойные рабочие дни. Заказчики могут менять задачи в процессе подготовки, подрядчики — переносить сроки, а внешние обстоятельства — полностью менять планы команды. Поэтому профессия подойдёт людям, которым комфортно работать в условиях постоянных изменений.
• Тем, кто любит общаться и работать с людьми. Event-менеджеру приходится одновременно взаимодействовать с заказчиками, подрядчиками, командой и гостями мероприятия, поэтому важно получать удовольствие от коммуникации, уметь договариваться и находить подход к разным людям.
• Тем, кто готов брать ответственность. В event-индустрии практически нет права на ошибку. Поэтому профессия подойдёт людям, которые готовы брать на себя ответственность за результат и сохранять спокойствие в сложных ситуациях.
• Тем, кто хочет быстро развиваться. По словам экспертов, event-индустрия даёт очень быстрый профессиональный рост. За несколько лет работы можно получить опыт в проектном управлении, переговорах, маркетинге, PR, продакшене и управлении командами.

#Как стать event-менеджером

Эксперты сходятся во мнении, что в event-индустрию редко приходят через классическое образование. Гораздо важнее практика, насмотренность и готовность учиться непосредственно во время работы.

Получить базовые знания. Начать можно с профильных курсов по event-менеджменту, маркетингу, PR или управлению проектами. Они помогут разобраться в типах мероприятий, этапах подготовки, работе с подрядчиками и базовых инструментах профессии.

Получить первый практический опыт. Эффективный способ войти в профессию — как можно раньше начать работать на мероприятиях. Для этого можно устроиться стажёром в event-агентство или в event-отдел компании, стать волонтёром на фестивале или попробовать себя в роли координатора. Профессия во многом строится на практике и наблюдении, подчёркивает Мария Пух.

Собирать портфолио. Специалисту важно собирать портфолио — сохранять фотографии и видео с мероприятий, отзывы клиентов, описания задач и результатов. Портфолио чаще всего становится главным аргументом при поиске работы или новых клиентов.

Развивать насмотренность и профессиональные навыки. Ивент-менеджеру важно постоянно следить за индустрией: изучать кейсы крупных мероприятий, анализировать работу других агентств, развивать вкус и насмотренность. Чем шире кругозор специалиста и чем лучше он понимает смежные профессии, тем быстрее растёт его профессиональная ценность.

Развивать личный бренд и профессиональные связи. В event-индустрии большое значение имеют репутация, рекомендации и профессиональные знакомства. Поэтому начинающим специалистам полезно публично рассказывать о своей работе — например, вести профессиональный блог, состоять в тематических комьюнити, участвовать в отраслевых мероприятиях.

#Что это значит для селлеров

Event-менеджер — это не просто организатор праздников, а стратегический партнёр для бизнеса, который помогает решать конкретные задачи: от привлечения клиентов до укрепления бренда. Если вы селлер и хотите вывести свои продажи на новый уровень, подумайте о том, чтобы привлечь event-менеджера для организации презентации нового продукта, партнёрской конференции или промо-акции. Это может стать мощным инструментом для роста вашего бизнеса на маркетплейсах.