Электронная подпись на телефоне: как селлеру подписывать документы без компьютера

Селлеры на маркетплейсах всё чаще работают удалённо: с телефона проверяют остатки, запускают акции и подписывают документы. Электронная подпись на мобильном устройстве — уже не экзотика, а рабочий инструмент. Разбираемся, как её настроить и какие есть варианты.

#Зачем селлеру электронная подпись на телефоне

Подписывать документы с телефона могут не только руководители компаний, но и ИП, самозанятые и сотрудники. Для селлера это означает, что можно заключить договор с поставщиком или подписать акт приёмки, не возвращаясь в офис. Например, вы на складе Wildberries проверяете товар — тут же подписываете документы через телефон.

• заключать сделки между юрлицами и ИП, например, договор аренды склада или поставки
• фиксировать сотрудничество самозанятого с заказчиком, подписывать акты выполненных работ
• обмениваться документами с контрагентами онлайн в системах ЭДО

Мобильный телефон — это инструмент для проведения операций. Вместе с приложением он позволяет соглашаться на подписание того или иного документа или нет. Это можно сравнить с заказом такси через сервисы: вы не пишете водителю напрямую, но отправляете запрос, ждёте отклика и едете.

#Какие бывают электронные подписи на телефоне

Как именно работает электронная подпись на телефоне, зависит от её вида. Их три: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

#Простая электронная подпись (ПЭП)

С ней достаточно номера телефона и согласия на использование. Например, так работает подтверждение личности на Почте России или в других службах доставки. Когда клиент соглашается на ПЭП, ему приходит смс с кодом — он и выполняет функцию электронной подписи. Для селлера это подходит для бытовых ситуаций, но не для серьёзных сделок.

#Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Этот вид подписи требует дополнительного соглашения между сторонами. А также сервиса по выпуску и использованию НЭП, например, с такой подписью работает ЛК физлица налоговой или сервисы кадровых документов. Для селлера это может быть актуально при подписании кадровых документов с сотрудниками.

#Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Её сертификат и ключи хранятся на токене — usb-флешке с паролем — или компьютере. Чтобы воспользоваться подписью с телефона, Контур вместе с компанией Актив разработали мобильное приложение, которое умеет использовать специальный токен с NFC-технологией — Рутокен 3.0 NFC. Оно работает следующим образом. Пользователь подносит токен к смартфону, а приложение на телефоне определяет сертификат и инициирует подписание. При этом сама криптооперация выполняется непосредственно на токене, а закрытый ключ никогда не покидает устройство. После подписания результат отправляется в сервис отчетности или ЭДО.

Сама криптооперация выполняется непосредственно на токене, а закрытый ключ никогда не покидает устройство — это гарантирует безопасность.

Ещё одна возможность использовать электронную подпись на телефоне — мобильная подпись. Чтобы воспользоваться ей, не нужно никаких дополнительных устройств, в том числе токена. Решение доступно сотрудникам компаний и работает в мобильном приложении Контур.Диадока, сервисах регистрации бизнеса Контур.Банка и Электронная сделка от Контур.Недвижимости. Мобильная подпись от Удостоверяющего центра Контура стоит 4 000 рублей.

Ещё часто под мобильной подписью имеется в виду Госключ. Он тоже работает на мобильном телефоне, но не все информационные системы его поддерживают. Например, подписать документы в системе Честный знак с помощью него не получится.

#Преимущества мобильной подписи для селлера

Скорость и работа из любого уголка мира. Пользоваться электронной подписью с мобильного телефона можно почти в любом месте, где есть связь: на складе, в командировке или даже в отпуске за границей. Это особенно важно для селлеров, которые постоянно в движении.

Минимум настроек. Подписывать документы с телефона можно почти сразу после получения сертификата ЭП: достаточно установить специальное приложение. Не нужно разбираться в сложных настройках или покупать дополнительное оборудование (кроме токена, если выбран вариант с КЭП).

#Технические требования к телефону

Убедитесь, что ваша версия операционной системы подходит для использования приложения Контур.Подпись. Для этого проверьте версию информационной системы.

• Для iOS: зайдите в Настройки → Основные → Обновление ПО. Версия iOS должна быть 16.0 или выше.
• Для Android: зайдите в Настройки → О телефоне. Необходима версия 7.0 и выше.

Если ваша версия ниже, чем нужно, обновите операционную систему. Если это не помогло, смените устройство или свяжитесь с поддержкой сервиса.

Также если используете NFC-токен, убедитесь, что телефон поддерживает эту технологию и она включена. Проверить её наличие можно в разделе технических характеристик или в настройках устройства.

#Как подписать документ мобильной ЭП: пошаговая инструкция

Порядок действий может отличаться от сервиса к сервису. Но общая концепция схожа — разберём её на примере сервиса Контур.Диадок и Контур.Подпись:

1. Скачайте приложения Контур.Диадок и Контур.Подпись.
2. Выберите документ в Контур.Диадоке и нажмите «Подписать и отправить».
3. Появится предложение перейти в Контур.Подпись. Примите его, ведь в этом приложении вы сможете ознакомиться с документом и подтвердить подписание.
4. В приложении Контур.Подпись выберите вариант подписи и нажмите кнопку «Подписать».
5. Если используете технологию NFC, во время подписания приложение предложит приложить токен к смартфону. Сделайте это и дождитесь завершения операции.

#Что это значит для селлеров

Электронная подпись на телефоне — это не просто удобство, а необходимость для тех, кто хочет работать быстрее и мобильнее. Селлеры на маркетплейсах, которые постоянно взаимодействуют с контрагентами, поставщиками и отчитываются перед ФНС, могут сэкономить часы времени, подписывая документы прямо со склада или из кафе. Главное — выбрать подходящий тип подписи и убедиться, что телефон соответствует требованиям. Если вы ещё не используете мобильную подпись, попробуйте — это проще, чем кажется.