Как оформить заявку на поставку в Ozon: пошаговая инструкция для селлера

Заявка на поставку — это фундамент всей логистики на Ozon. Ошибки на этом этапе ведут к задержкам, пересорту и отказам в приемке. Разбираемся, как оформить всё правильно, чтобы товар попал на полки без проблем.

#Выбор схемы работы: FBO или FBS

Прежде чем создавать заявку, определитесь со схемой работы. От этого зависит, какие действия нужно выполнить в личном кабинете. Чаще всего селлеры выбирают между FBO (хранение и доставка силами маркетплейса) и FBS (хранение на складе продавца).

Для FBO заявка — обязательное условие. Вы заранее сообщаете системе, сколько коробок, какого веса и объема привезете. В случае FBS заявка формируется автоматически при отгрузке, но планирование поставок в региональные сортировочные центры (РЦ) тоже требует внимания.

• FBO: товар хранится на складе Ozon, вы заранее создаете план поставки.
• FBS: товар хранится у вас, заявка формируется при сборке заказа или плановой отгрузке в РЦ.
• RealFBS: доставка своими силами, но с использованием логистики Ozon для последней мили.

Разные склады предъявляют разные требования к габаритам и типам упаковок. Например, на одни склады запрещено завозить паллеты определенного размера, а другие принимают только мелкогабаритные короба.

#Пошаговый алгоритм создания заявки в личном кабинете

Процесс начинается в разделе «Поставки» личного кабинета селлера. Первый шаг — выбор склада назначения и типа транспорта. После этого система предложит заполнить основные параметры партии. Критически важно указать корректное количество мест: если вы напишете, что везете 10 коробок, а привезете 11, приемщик вправе отказать в приемке лишней или оформить акт расхождения.

#Чек-лист перед созданием заявки

• Проверьте, что все товары есть в вашем ассортименте в системе.
• Убедитесь, что упаковка соответствует требованиям Ozon.
• Подготовьте данные о весе, объеме и количестве каждого места.

Далее добавьте товары в поставку — через Excel-файл или вручную из списка. Система автоматически проверит наличие.

Не пытайтесь искусственно занизить вес или количество мест, чтобы попасть в «быстрый коридор». При взвешивании на рампе данные перепроверят, и расхождение приведет к штрафу за недостоверные данные.

Завершающий этап — печать документов. Сформируйте план поставки и штрихкод поставки. Эти документы обязательны для предъявления на въезде на склад.

#Оформление документов: план поставки и штрихкоды

Основной документ — план поставки, который генерируется в личном кабинете. Он содержит полную информацию о содержимом каждой коробки или паллеты.

Отдельное внимание — штрихкодам. На каждой транспортной единице (коробке, мешке, паллете) должен быть наклеен уникальный штрихкод поставки. Клейте его на ровную поверхность, не перекрывая другие маркировочные знаки.

Для печати этикеток лучше использовать термопринтеры с разрешением не менее 203 dpi. Обычные лазерные принтеры и скотч поверх штрихкода часто приводят к тому, что сканеры на складе не могут считать информацию.

Если сдаете товар на паллетах, оформите паспорт паллеты — документ, подтверждающий, что груз сформирован правильно, устойчив и соответствует требованиям безопасности.

Если на приемке штрихкод не считывается, товар отправляется в зону пересорта. Это заморозит продажи на срок до 14 дней. Всегда имейте при себе запасные этикетки и принтер, чтобы оперативно перепечатать поврежденный код прямо на рампе.

#Требования к упаковке и маркировке грузов

Упаковка — не только защита, но и носитель информации для логистов. Требования Ozon жесткие: коробки должны быть новыми, без следов вскрытия, влаги или деформации.

Стрейч-пленка обязательна для паллет. Она должна полностью охватывать груз и часть поддона, обеспечивая монолитность конструкции. Для коробок используйте качественный скотч, который выдержит перепады температур и механическое воздействие.

Маркировка каждого товара внутри коробки также обязательна. Штрихкод товара (или штрихкод Ozon) должен быть легко доступен для сканирования. Если товар имеет сложную форму или упакован в прозрачный пакет, дублируйте штрихкод на видимой стороне.

• Короба: максимальный вес 20 кг (для ручной приемки) или до 500 кг (для паллет).
• Этикетка: размер не менее 50х70 мм, четкая печать, контрастный фон.
• Запреты: нельзя использовать цветной скотч для заклейки штрихкодов.

#Запись на слот и планирование времени прибытия

После создания заявки запишитесь на конкретное время прибытия. Склады работают по системе слотов, что позволяет избежать очередей и простоя транспорта.

Запись производится в разделе «Поставки» → «Запись на поставку». Выбираете дату и временной интервал. Свободные слоты могут заканчиваться за несколько дней, особенно в предпраздничные периоды.

Если опоздаете на слот более чем на 30 минут, вас могут не принять. Придется искать новый слот, что отодвинет приемку на сутки или больше. При планировании учитывайте логистику региона: если склад в удаленной промышленной зоне, заложите дополнительное время на проезд и оформление пропуска.

#Действия при приемке товара на складе Ozon

Прибытие на склад — финальная точка вашей ответственности. Водитель или экспедитор должен иметь полный пакет документов: паспорт, доверенность, план поставки и штрихкоды.

Приемка может проходить в автоматическом режиме (через ворота со считыванием штрихкодов) или вручную оператором. В любом случае, наличие всех мест и их соответствие плану поставки проверяется выборочно или полностью.

Если обнаруживается пересорт (товар не соответствует заявке) или недостача, составляется акт. Подписывая акт, вы соглашаетесь с изменениями в остатках. Если не согласны — инициируйте пересчет, но это займет время.

Если водитель отказывается ждать завершения приемки и уезжает, подписав документы без проверки, претензии по количеству принятых мест впоследствии принять будет крайне сложно.

#Возможные ошибки и способы их устранения

Даже опытные селлеры сталкиваются с ошибками. Самая распространенная — неверное указание габаритов. Если реальный объем груза превышает заявленный, Ozon вправе выставить штраф за негабарит или отказать в приемке.

Другая частая проблема — «битый» ассортимент. Если вы заявляете товар, который числится в системе, но фактически имеет поврежденную упаковку или истекший срок годности, его изолируют.

Для устранения ошибок в уже созданной, но еще не сданной поставке, можно воспользоваться функцией редактирования. Однако, если заявка уже в статусе «В пути» или «На приемке», изменения невозможны.

1. Ошибка веса: исправляется до момента закрытия поставки через редактирование мест.
2. Ошибка штрихкода: требует переклейки этикеток на складе перед сдачей.
3. Лишний товар: оформляется как отдельная новая поставка или возвращается водителем.

Если поставка еще не в статусе «В пути» или «Принимается», вы можете перейти в редактирование, изменить количество мест или состав коробов. Если процесс уже запущен — изменения невозможны, расхождения оформляются актом.

При отказе в приемке получите акт об отказе с указанием причины. Чаще всего это нарушение требований к упаковке или несоответствие маркировки. После устранения дефектов (переклейка, переупаковка) товар можно сдать новой поставкой.

Стандартный срок приемки и размещения товара на складе Ozon — от 24 до 48 часов с момента фактической сдачи груза. В периоды высоких нагрузок (Black Friday, Новый год) срок может увеличиться до 3–5 суток.

Для электронного документооборота печать не требуется, достаточно ЭЦП. Однако, если сдаете товар через представителя с бумажными документами, наличие печати и доверенности на бумажном носителе часто является обязательным требованием охраны склада.

#Что это значит для селлеров

Оформление заявки на поставку в Ozon — процесс, требующий внимания к деталям. ошибки на этапе создания заявки могут стоить времени и денег: штрафы, задержки, отказы в приемке. Используйте чек-листы, проверяйте данные перед отправкой и всегда имейте запасные этикетки. Это сэкономит нервы и ускорит попадание товара на полки.