Машиночитаемая доверенность для селлеров: что изменится в 2026 году

С 2026 года сотрудники компаний, в том числе селлеры на маркетплейсах, не смогут подписывать электронные документы от имени организации без машиночитаемой доверенности (МЧД). Это коснется отчетности в ФНС, СФР, таможню, а также работы с системами маркировки вроде «Честного знака». Разбираемся, что такое МЧД, зачем она нужна и как к ней подготовиться.

#Что такое МЧД и чем она отличается от бумажной доверенности

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности, но в электронном виде. Она представляет собой файл в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя. В МЧД содержатся данные о доверителе (компании), уполномоченном сотруднике и его полномочиях.

Главное отличие МЧД от обычного скана бумажной доверенности — машиночитаемость. Системы автоматически считывают информацию из XML-файла, что ускоряет проверку полномочий. Например, при сдаче отчетности в ФНС или подписании актов с контрагентами.

• Wildberries и Ozon уже активно используют ЭДО с контрагентами. Если договор подписывает не директор, а менеджер, контрагент должен убедиться, что у сотрудника есть на это полномочия. МЧД решает эту задачу.
• Яндекс Маркет также переходит на электронный документооборот. С 2026 года без МЧД сотрудники не смогут подписывать документы от имени компании.

#Зачем ввели МЧД: безопасность и контроль

Раньше сотрудники могли подписывать документы двумя способами: использовать сертификат электронной подписи юрлица с данными сотрудника или дубликат ключа руководителя. Оба варианта были рискованными. Во втором случае сотрудник с доступом к ключу директора мог, например, ликвидировать компанию или вывести деньги.

Сейчас схема изменилась: сотрудники используют только сертификат КЭП физического лица. В нем нет информации о компании. Чтобы подтвердить полномочия, при подписании документов прикладывается МЧД. Это безопаснее и для организации, и для сотрудника.

«МЧД делает использование электронных подписей в организациях безопасным. Ранее сотрудники заверяли документы компании двумя способами: использовали сертификат электронной подписи юрлица или дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Теперь — только сертификат физлица с МЧД».

#Сроки введения: что изменится в 2026 году

Сейчас сотрудник может подписывать документы от имени компании двумя способами: сертификатом КЭП физлица с МЧД или сам директор — сертификатом КЭП руководителя (ему МЧД не нужна). Но с 2026 года для многих систем МЧД станет обязательной.

• ФНС уже принимает отчетность с МЧД. Порядок описан в приказе от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@. Доверенность нужно предоставить один раз до отправки отчетности.
• СФР (Социальный фонд России) также запустил аналогичный порядок. После принятия МЧД присваивается номер, который указывается при передаче отчетов.
• Таможня, «Честный знак», ЕГАИС Алкоголь, Минтруд и Росстат уже реализовали работу с МЧД.

#Что это значит для селлеров

Если вы сдаете отчетность через бухгалтера или стороннюю компанию, вам нужно оформить МЧД на уполномоченного сотрудника. Без этого с 2026 года сдать отчетность в ФНС или СФР будет невозможно.

#Как работать с МЧД: пошаговый алгоритм

1. Создание МЧД. Руководитель или сотрудник вносит информацию в доверенность. Данные должны соответствовать требованиям Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В МЧД указываются: номер, срок действия, данные доверителя (юрлица или ИП), представителя, полномочия, возможность передоверия и электронная подпись.

2. Подписание МЧД. Руководитель подписывает доверенность своей КЭП. ЭП физлица не подойдет.

3. Хранение МЧД. Доверенность можно хранить в распределенном реестре ФНС — самом большом хранилище МЧД. Но не все системы работают с ним: например, СФР, порталы Госзакупок и Госуслуг используют свои хранилища. Любая система хранения должна позволять проверять статус МЧД (действует или отозвана).

4. Отправка МЧД. Сотрудник может отправить МЧД двумя способами: отдельным файлом вместе с пакетом документов или указать реквизиты МЧД, хранящейся в сторонней системе (например, в реестре ФНС). Во втором случае получатель по номеру МЧД может узнать статус и срок действия, а при указании ИНН — получить полный доступ к файлу.

#Как указать полномочия в МЧД

Полномочия можно указать в свободной форме, кодом из классификатора (перечня наиболее распространенных полномочий) или с помощью ограничений. Классификатор упрощает поиск нужных полномочий по номеру или названию.

#Как отозвать МЧД

Если сотрудник уволился или изменились его полномочия, директор может отозвать МЧД. Для этого нужно направить заявление в информационную систему, где хранится доверенность. Форма заявления устанавливается каждой системой самостоятельно. Сам сотрудник также может отказаться от полномочий, подписав отказ своим сертификатом и передав его в систему хранения.

#Что это значит для селлеров

МЧД — это не просто бюрократическая формальность, а инструмент, который упрощает электронный документооборот и защищает бизнес от рисков. Для селлеров, работающих с Wildberries, Ozon и Яндекс Маркетом, МЧД станет обязательной с 2026 года при подписании договоров, актов и отчетности.

Чтобы подготовиться, сделайте три шага:

• Оформите КЭП для руководителя, если еще нет.
• Создайте МЧД на сотрудников, которые подписывают документы от имени компании.
• Выберите сервис для управления МЧД, например, Контур.Доверенности или аналогичный, который интегрируется с вашими системами ЭДО.

Не откладывайте — переход на МЧД уже начался, и к 2026 году без него работать станет невозможно.