Как работать с балансом и документами на Wildberries: инструкция для селлеров

Wildberries платит селлерам раз в неделю, но деньги приходят не сразу после продажи. Между моментом, когда покупатель забрал товар, и зачислением средств на счёт проходит время — маркетплейс удерживает комиссии, считает логистику, формирует документы. Разбираемся, как устроен баланс продавца и что делать с документами.

#Как Wildberries начисляет деньги

Маркетплейс переводит средства каждый вторник за товары, проданные на прошлой неделе. Но не за все — только за те, по которым истёк срок возврата. Для большинства категорий это 7 дней с момента получения заказа покупателем. Пока идёт этот срок, деньги «висят» на балансе, но недоступны для вывода.

В личном кабинете селлера есть раздел «Баланс и документы». Там отображаются:

• Доступно к выводу — сумма, которую можно перевести на расчётный счёт прямо сейчас
• В пути — деньги за товары, по которым ещё не истёк срок возврата
• Заблокировано — средства, которые маркетплейс удержал по разным причинам (штрафы, претензии, технические блокировки)

Если видите расхождение между ожидаемой суммой и фактической — проверьте раздел «Заблокировано». Часто там оседают деньги за товары с открытыми претензиями или нарушениями.

Важно понимать: Wildberries сначала вычитает из выручки все комиссии и расходы (хранение, логистика, эквайринг), а потом переводит остаток. Поэтому итоговая сумма может сильно отличаться от валовой выручки.

#Где искать акты и счета-фактуры

Каждую неделю маркетплейс формирует акт реализации — документ, который подтверждает факт продажи товаров через площадку. Этот акт нужен для бухгалтерии: без него нельзя корректно провести выручку и закрыть налоговый период.

Акты доступны в разделе «Документы» личного кабинета. Там же лежат:

1. Счета-фактуры — если вы работаете с НДС
2. Отчёты о продажах — детализация по каждому товару
3. Акты сверки — для контроля взаиморасчётов с маркетплейсом

Документы появляются не сразу после выплаты, а в течение 3–5 рабочих дней. Wildberries формирует их массово, поэтому задержки — норма. Если акт не появился через неделю — пишите в поддержку.

#Как скачать документы пакетом

Если продаёте много и документов накопилось несколько десятков, скачивать их по одному — мучение. В кабинете есть функция «Скачать архивом»: выбираете период, отмечаете нужные типы документов (акты, счета-фактуры, отчёты) и получаете zip-файл.

Обратите внимание: архив формируется не мгновенно. Система ставит задачу в очередь, и через 10–15 минут на почту приходит ссылка на скачивание. Ссылка активна 24 часа.

#Почему баланс может не сходиться

Самая частая проблема селлеров — непонятные списания. Вы ожидали 100 тысяч рублей выручки, а пришло 70 тысяч. Куда делись 30 тысяч?

Основные причины расхождений:

• Комиссия маркетплейса — от 5% до 15% в зависимости от категории товара
• Логистика и хранение — если товар долго лежал на складе или его возвращали несколько раз
• Штрафы за нарушения — просроченная отгрузка, пересорт, брак
• Удержания за рекламу — если подключали платное продвижение
• Возвраты — покупатель вернул товар, и деньги вычли из текущей выплаты

Чтобы разобраться, откройте «Детализацию начислений» в разделе баланса. Там построчно расписано, что и за что списали. Особенно внимательно смотрите на строки «Прочие удержания» — туда попадают нестандартные списания.

#Как работать с актами сверки

Акт сверки — документ, который показывает, сколько маркетплейс должен вам (или вы ему) на определённую дату. Его формируют раз в месяц, обычно в первых числах следующего месяца.

Зачем он нужен:

1. Сверить данные бухгалтерии с данными Wildberries
2. Найти ошибки в начислениях или списаниях
3. Закрыть отчётный период для налоговой

Если в акте сверки видите расхождение — не игнорируйте. Напишите в поддержку с указанием конкретных сумм и дат. Wildberries может пересчитать начисления, если ошибка на их стороне, но только если вы заявите об этом в течение 30 дней с даты акта.

Многие селлеры не проверяют акты сверки месяцами, а потом удивляются, почему в бухгалтерии «не сходится». Проверяйте каждый месяц — это занимает 10 минут, но экономит нервы и деньги.

#Что делать, если документы не приходят

Иногда маркетплейс не формирует документы вовремя. Причины разные: технический сбой, ошибка в реквизитах, блокировка кабинета. Если акт не появился через неделю после выплаты, действуйте так:

1. Проверьте раздел «Уведомления» — возможно, там есть сообщение о проблеме
2. Убедитесь, что реквизиты компании заполнены корректно (ИНН, КПП, юридический адрес)
3. Напишите в поддержку через форму в личном кабинете — укажите номер выплаты и дату

Обычно поддержка отвечает в течение 1–2 рабочих дней и либо формирует документ вручную, либо объясняет причину задержки.

#Главное

Баланс на Wildberries — не просто цифра в кабинете. Это инструмент контроля денежного потока, который напрямую влияет на вашу прибыль. Следите за начислениями еженедельно, сверяйте акты ежемесячно, скачивайте документы вовремя — и у вас не будет проблем ни с бухгалтерией, ни с налоговой.

Если работаете с несколькими маркетплейсами одновременно, используйте Uniseller для централизованного учёта: платформа собирает данные по продажам и финансам со всех площадок в одном окне, автоматически сверяет балансы и формирует сводные отчёты.