Как отозвать сертификат сотрудника и не потерять контроль над документами

Увольнение сотрудника — не повод оставлять ему доступ к электронной подписи компании. Если вовремя не отозвать сертификат, бывший работник сможет подписывать документы от имени организации. Разбираемся, как этого избежать.

#Зачем отзывать сертификат электронной подписи

Хотя сотрудники используют личные электронные подписи, именно работодатель отвечает за выпуск и контроль сертификатов. После увольнения владельца сертификат нужно отозвать — иначе он сохранит возможность подписывать рабочие документы. По данным Корпоративного центра регистрации, компании всё чаще контролируют использование ключей и конфиденциальность данных.

Отозвать сертификат физического лица можно несколькими способами:

• В электронном виде через Госуслуги или поддержку удостоверяющего центра. Но этот вариант не подходит, если ключ скомпрометирован.
• Лично в офисе УЦ — представитель проверит личность и примет заявление.
• Через специальные сервисы, например Корпоративный центр регистрации. Это удобно для компаний, которые хотят контролировать процесс и не тратить время сотрудника на визит в УЦ.

#Как отозвать сертификат через Корпоративный центр регистрации

Корпоративный центр регистрации — сервис, который позволяет компаниям выпускать сертификаты электронных подписей прямо на рабочих местах. Для работы назначается администратор — сотрудник, отвечающий за процессы в сервисе.

В КЦР можно управлять всеми сертификатами компании: вести учёт, отслеживать сроки действия, отзывать. Процедура отзыва занимает меньше двух часов. Если у компании есть своя учётная система, можно интегрировать процесс через API.

Чтобы отозвать сертификат в КЦР:

1. Зайдите в сервис и выберите нужный сертификат из списка.
2. Нажмите кнопку «отозвать» и скачайте бланк заявления.
3. Отправьте бланк сотруднику — он может подписать его лично в присутствии администратора или электронно через Контур.Крипто. Без подписи сотрудника отозвать сертификат нельзя.
4. Загрузите подписанное заявление в КЦР — в течение 12 часов придёт уведомление о результате.

Даже если сотрудник отзовёт сертификат другим способом — через Госуслуги или УЦ, — администратор КЦР увидит это и будет знать, что сертификат больше не действует.

#Что делать, если сотрудник уволился, а сертификат не отозван

Если не отозвать сертификат вовремя, бывший сотрудник может использовать его для подписания документов. Это особенно опасно, если ключ остался у него на руках. В таких случаях лучше сразу заблокировать доступ и отозвать сертификат через КЦР или другой сервис.

#Отзывайте не только сертификат, но и МЧД

Отозвать доверенность (МЧД) важнее, чем сам сертификат. Если этого не сделать, сотрудник может получить новый сертификат и с помощью действующей МЧД продолжать подписывать документы от имени компании. Отзыв доверенности исключит такие действия.

Для отзыва МЧД можно использовать сервис Контур.Доверенность — он позволяет создавать, отзывать и отслеживать актуальность доверенностей.

#Что это значит для селлеров

Для продавцов на маркетплейсах контроль за электронными подписями сотрудников — вопрос безопасности. Если бывший менеджер или бухгалтер сохранит доступ к сертификату, он сможет подписывать договоры, акты или отчёты от имени компании. Это грозит финансовыми потерями и проблемами с налоговой.

Используйте сервисы вроде Корпоративного центра регистрации, чтобы автоматизировать управление сертификатами и МЧД. Назначьте администратора, который будет отвечать за отзыв при увольнении. И не забывайте отзывать доверенности — это защитит бизнес от нежелательных действий бывших сотрудников.